Gestão de informação o que é?

Na atualidade é fundamental a existência de informação para qualquer organização,

mas é necessário que esta seja utilizada de uma forma estratégica e que seja gerida

para que se alcance da melhor forma os objetivos da empresa.

Informação por si só tem origem do latim e significa um processo de comunicação,

mas hoje existem variadíssimas definições de informação, umas mais complexas do

que outras.

Logo a gestão informação é a capacidade que as organizações têm de capturar, gerir,

preservar, armazenar e em último lugar entregar informação às pessoas certas no

momento certo.

Cada organização tem o seu respetivo fluxo de informação que lhe é própria e

essencial para a gestão de informação em que esta deve manusear, identificar

pessoas, fontes de informação, tecnologia utilizada, produtos e serviços. Portanto

todas as etapas dos fluxos de informação têm de ser identificadas para se detetar as

influências que exercem sobre o processo e antever eventuais problemas que possam

surgir.

O processo da GI é social, por essa razão a própria credibilidade e o seu sucesso vai

depender necessariamente das pessoas que a direcionam e condicionam, conforme

os objetivos pretendidos.

Mas para isso é importante saber usar a informação para que a organização se torne

mais eficiente. Deste modo a quantidade de informação e a qualidade são para a

organização, um importante recurso que merece ser gerido e que constitui o objetivo

da gestão informacional.

A gestão da informação tem como objetivo tornar mais eficiente o conhecimento e a

articulação entre os vários subsistemas que a constituem:

- Apoiar os gestores na tomada de decisões

- Torna mais eficaz o conhecimento do meio envolvente

- Apoia de forma interativa a evolução da estrutura organizacional, mas

necessita de estar em constante adequação ás exigências concorrenciais

- Ajuda a formar uma imagem da organização do seu projeto e dos seus

produtos

A gestão de informação requer a adoção e a aderência a certos princípios orientadores que incluem:

- Os ativos de informações são ativos corporativos.

- As informações têm de ser disponíveis e compartilhadas.

- As informações devem ser geridas e armazenadas.

Segundo Anthony (1965), na gestão de uma organização económica, em que o objetivo é a utilização dos recursos de forma eficiente, para que isso aconteça é necessário a existência de três níveis de informação:

- Nível estratégico (nível de topo) - São tomadas decisões estratégicas em que

estas provocam uma complexidade e uma vasta variedade de informação quer

ao nível das relações da organização e do seu meio envolvente. A informação

resulta de fontes externas e também de outros níveis hierárquicos, muito

filtradas e altamente estratégicas.

- Nível tático (nível intermédio) - As fontes destas informações são fontes

internas e servem para decisões de gestão que exigem uma informação

pormenorizada.

- Nível operacional (nível base) - Aqui são tomadas pequenas decisões, de

contexto mais operacional. São muitas das vezes decisões cuja resolução é

apoiada em dados reais

A gestão de informação tem de se basear num Sistema de informação, que assenta nas necessidades da empresa, em que exerce um papel de apoio na comunhão dos vários subsistemas que formam a empresa e que a envolvem, em que tende a filtrar as suas variadíssimas fontes, pretendendo gerar informação útil e em tempo real para com a gestão e as tomadas de decisões de uma dada empresa.

É essencial a gestão de informação para qualquer organização em que esta deve ser abordada e seguida dos níveis superiores de administração para o

trabalhador da linha da frente. A organização tem de responsabilizar os seus 

funcionários para capturar, gerir, armazenar, compartilhar, preservar e entregar

informações de forma adequada e responsável.